Roles del Administrador

Hola, que tal, hoy publico mi trabajo de investigación del curso Estrategias Empresariales; acerca de los roles del administrador, con la finalidad de aportar conocimiento a los demás. Sería muy grato saber, que esta Investigación sirva de apoyo a personas que realizen sus propios trabajos monográficos:

“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERU”

TEMA : “DE REGRESO A UNA DESCRIPCIÓN BÁSICA DEL TRABAJO ADMINISTRATIVO”

Dedicado a Rocío que siempre contarás conmigo,

a Esteban, que me comprometo a dar lo mejor de mí,

a Juan Carlos, que siempre contaré contigo y

a mi Madre, que me apoya en las buenas y en las malas.

1.- Introducción.-

Este trabajo de Investigación da a conocer sobre el verdadero trabajo de un Administrador.

Utilizo como fuente principal el libro “El Proceso Estratégico, Conceptos Contextos y Casos” de Henry Minztberg.

En este trabajo explicaré y analizaré cada uno de las funciones del Administrador, desde el enfoque Estratégico.

Administrador es aquella persona que se dedica a la administración y gestión de los recursos, procesos y resultados de una Organización u Empresa.

Acerca del trabajo Administrativo:

Se sabe que el Administrador está siempre a cargo de una Organización o subunidades, dicho concepto se aplica a vicepresidentes, ministros, obispos, supervisores, profesionales; e incluso jefes de pandillas, capitanes de equipos de deportes, etc.

Si bien es cierto, el administrador está dotado de una autoridad formal. De ésta proviene el estatus, que marca las relaciones interpersonales con gente dentro y fuera de la empresa; y un mayor acceso a la información gracias a los contactos con sus colegas de otras organizaciones similares a la suya (contactos de enlace).

A pesar de tener una autoridad formal, el administrador también debe tener liderazgo, ya que sin esta cualidad; el trabajo del administrador se vuelve más riguroso y rutinizado.

Mintzberg ha dividido las funciones del Administrador en:

1. Funciones interpersonales

2. Funciones de información

3. Funciones de decisión

Mintzberg al realizar la investigación del trabajo administrativo ve, que los administradores entrevistados, referían su trabajo al Proceso Administrativo y no al verdadero sentido de su trabajo del día a día.

Luego, el trabajo del Administrador se divide en 3 categorías funcionales de las cuales se dividen en dos de 3 y uno de 4:

Acerca del trabajo Integrado, las funciones administrativas deben estar rigurosamente conectadas como un todo. Todas las funciones administrativas deben tener sinergia, de forma que actúe como un conjunto de sistemas funcionales.

2.- Trabajo.-

Como expliqué antes, Mintzberg categorizó las funciones del administrador, dividiéndolo en tres.

Luego, las funciones administrativas deben trabajar en conjunto como un trabajo integrado ya que las funciones están conectadas gracias a las estrategias de cada nivel administrativo.

A. Funciones interpersonales:

· Cabeza y Guía.

El administrador al ser la Cabeza y Guía de la organización tiene la obligación de responder por ella y también el de representar a la organización o subunidades en una junta de directorio o alguna rueda de prensa.

Las obligaciones del administrador, además de realizar su trabajo de rutina, como anticiparse mediante un plan y una estrategia; o solucionar problemas mediante círculos de control y/o pedir consejos a un comité. El administrador debe tener en cuenta que existen obligaciones ceremoniales y rituales.

En el caso de las obligaciones rituales, el administrador no puede cerrar un buen negocio, si no respeta como debe de ser las costumbres y/o religión de algunos; por no decir todos; socios comerciales. Ya que una directriz básica de las relaciones estratégicas, es el de ser Defensores de la Alianza; y esto trae consigo no sólo el respeto a la cultura si no también un afecto y uso de ceremonias y símbolos del socio en cuestión.

También es factible decir que una estrategia de motivación o incentivo, es el plan de compensaciones de los trabajadores, que por lo general se realizan ceremonias de ascensos y nombramientos al empleado del mes.

El administrador debe hacer uso de su Habilidad Humana, al centrarse en comunicación con personas dentro y fuera de la organización, y esto trae consigo un trabajo a veces rutinario; y para poder deshacer esta rutina; a veces se pueden mandar representantes, sobre todo cuando son juntas de comité o reuniones con algunos socios comerciales o investigadores de mercados.

Un ejemplo real, es aquí en la universidad, donde existe la ceremonia de los docentes que tienen los primeros puestos; pues las principales personalidades de la ceremonia son el Presidente Fundador, el Rector, el Vicerrector Académico, el Vicerrector de Investigación y el Vicerrector Administrativo.

· Líder.

El administrador además de formular y ejecutar el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Institucional gracias a su autoridad formal; debe hacerlo exitosamente gracias a un correcto uso de sus cualidades como líder.

Las demandas externas son aquellas que solicitan qué Estilo de Liderazgo puede usar el administrador. Y al usar un correcto estilo de liderazgo, se consigue una visión inspiradora que influya en los trabajadores y esto traiga consigo un buen desempeño y un correcto desenvolvimiento y ritmo del trabajo dentro de la organización, para poder lograr así un trabajo y un producto exitoso y con calidad.

En general dichas acciones implican un liderazgo directo, por lo general el administrador es responsable de la contratación y capacitación del personal dentro de su organización o subunidad.

En su función de líder, el administrador puede dar a conocer su influencia y la capacidad que tiene para realizar los objetivos trazados en su plan estratégico.

Por ejemplo, en el caso de que el administrador aplique una estrategia de Control de Clan en su organización; debe aplicar un estilo de liderazgo transformador, ya que de esta forma puede cambiar los paradigmas de los trabajadores y así motivarlos mediante la visión.

Sin embargo la autoridad formal sólo viste al administrador de un poder visible en la organización; y el liderazgo determina de cuán potencial de poder tiene el administrador.

Gracias a la función de líder, el administrador puede aplicar métodos más eficientes de procesos y de control; y lograr así mejorar la planeación estratégica de mercado.

· Enlace.

Esta función se refiere a los contactos del administrador fuera de su cadena vertical de mando.

La función de enlace del administrador, es importante dado a que el jefe de la subunidad u organización debe estar informado acerca de temas la actividad económica, de la competencia, de sus socios comerciales e incluso con el gobierno.

Esta función de enlace se refiere a la función de comunicación con gente fuera de la organización que por cierto, son en parte trabajadores y mayoritariamente colegas de otras organizaciones.

Se refiere a que gracias a esta función de enlace, el administrador es aquella persona que debe estar mayor informada que los demás en la organización, dado a que es una obligación del trabajo.

Al analizar esta función de enlace; no deja de notarse que es muy importante mantenerse al tanto de la competencia sobre todo en el caso de las Organizaciones Informales.

De hecho, la gran mayoría de organizaciones informales como las Organizaciones Criminales, Organizaciones Terroristas e incluso Pandillas y Crimen Organizado, deben tener una amplia red de contactos-enlace en otras organizaciones afines, para obtener información directa del jefe de la organización enemiga.

Esto se puede ver en la realidad en el campo militar. Este caso sensible es el del Servicio de Inteligencia China; que atrae a los emigrantes que se van con fines de negocios o de vacaciones. En fin lo que hace la Inteligencia China, es reclutar a los emigrantes para obtener la mayor cantidad de información financiera o militar que quede a disposición del emigrante en el país objetivo, esto a cambio de facilidades de pago en el país extranjero o comodidades mayores. Naturalmente el emigrante es libre de aceptar o rechazar el servicio que brindará al estado Chino.

Luego, gracias a la función de enlace, el administrador obtiene mayor información acerca de su organización por fuentes externas. También recibe información de la situación de la competencia o de sus socios comerciales.

B. Funciones de información:

Los administradores como centros nerviosos de sus unidades organizacionales; y gracias a sus funciones interpersonales, dan como resultado la presentación, recepción y distribución de la información.

La información es generalmente guardada en una base de datos, que puede ser parte de un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones y esto se puede ejecutar para el mejoramiento óptimo de la organización.

· Monitor.

El administrador tiene la función del principal receptor de la información que llega a la organización.

De hecho, el administrador recoge toda la información solicitada que es de importancia, e incluso puede llegar a él información que no ha solicitado que le puede servir o no.

Gracias también a sus contactos de enlace el administrador puede captar la información y esto le da una ventaja natural al hacer acopio de la información externa.

Esta función que por cierto viene sujeto con el trabajo del administrador, da por sentado que como Administrador, se debe ser sujeto de recepción de la información que llega a la organización. Que puede ser un poco fastidioso cuando existen barreras como el lenguaje en el caso de conseguir clientes extranjeros de los cuales no entendemos su idioma.

Es también obligación del administrador realizar el control, por el cual gracias a su función de monitor, lo va a poder realizar, por ejemplo, se puede implementar un software de Monitoreo de las conexiones a Internet, para identificar quienes se conectan a los servicios de Mensajería y quiénes no.

Luego, el administrador recibe la información mediante los métodos convencionales como el televisor (noticias acerca de la economía), teléfonos (llamadas de clientes, proveedores o socios), Internet (mensajes por correo electrónico que llega de los clientes), cartas (clientes, proveedores, e incluso por medio de fax.

· Diseminador.

Los administradores tienen la obligación de compartir y distribuir la gran parte de la información que obtiene mediante los diversos métodos de obtención de información. Esta información como se habló arriba, es importante para la organización y debe ser distribuida a los subordinados. Luego, cada nivel, desarrolla una estrategia de acción en base a la información dada por el administrador.

Los subordinados, al no tener un acceso libre a la información, deben solicitar información al administrador, para poder así desarrollar su estrategia.

El administrador puede aplicar una política de transparencia de la organización y lo único que debe de hacer es, mediante su función de diseminador, disponer a la organización, toda la información posible acerca del estado económico actual.

En su cualidad de diseminador, el administrador puede optar por una estrategia de una óptima calidad de servicio al cliente; con lo cual puede contratar los servicios de una empresa privada para realizar una retroalimentación externa de mi servicio al cliente; y puede distribuir los resultados a la organización entera, si es que lo desea.

En casos de que el administrador esté aplicando empowerment, su función de diseminador de la información, tendría un menor efecto sobre algunas unidades organizacionales, ya que éstas al obtener un empoderamiento, también alcanzan niveles amplios de comunicación.

· Interlocutor.

Los administradores envían parte de su información, no sólo a gente dentro de su organización, si no también a gente fuera de sus unidades.

Un presidente puede elaborar un discurso buscando un apoyo para que se cumplan las metas organizacionales, un capataz requiere la modificación parcial o total de un producto a su proveedor.

Esta función de interlocutor se asemeja a la función de diseminador, solo que difieren e cuanto a quien va dirigido una información concreta.

Es una de las principales funciones, ya que gracias a él los Directores y los Accionistas, pueden dar crédito de que se está cumpliendo las expectativas de la misión y la visión; las utilidades de las acciones y los estados económicos de la organización.

El administrador usa su función de interlocutor generalmente mediante cartas escritas, informes y reportes que lo envía a los directivos.

También el administrador, es responsable de que documentos como el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Institucional, sean publicados en el portal web de la organización o en copia en las oficinas centrales de la organización.

Inclusive, los Estados Financieros de la organización es una prueba tangible de la función de Interlocutor del Administrador, en el que tiene que asegurar que la información llegue a un público interesado.

Como se señalaba arriba, el administrador puede adoptar una política de transparencia y así publicar información como planillas, cuadros estadísticos, precios y demás que normalmente no podría, y sin embargo es obligación directa del administrador.

C. Funciones de Decisión:

Dentro de la organización, la información no es un fin en sí miso, si no que es la fuente para la toma de decisiones, esto apoya a las estrategias formuladas por los administradores dentro de cada nivel administrativo.

· Emprendedor.

El administrador en su función de emprendedor, busca siempre la mejor forma de hacer las cosas. Identifica una oportunidad de mejorar su unidad, adaptándola al entorno.

Luego, el administrador, como emprendedor, al recibir una nueva idea que se puede convertir en oportunidad; puede crear un proyecto de desarrollo y hacer así un nuevo producto o servicio que contribuya al desarrollo del país.

La función de emprendedor reside, en la disposición del administrador al cambio frecuente y continuo, desarrollando así la creatividad; ya que creatividad y emprendimiento van de la mano, y el mejoramiento de los planes, estrategias y/o productos y servicios.

El administrador debe ser emprendedor ya que no sólo se necesitan organizaciones eficaces, si no se necesitan organizaciones eficientes de calidad, en el que se opte por un mejoramiento continuo en lo procesos y políticas de la organización.

Una de las bases del emprendimiento, reside en la profunda innovación del administrador, tanto como persona, como profesional.

Un administrador que no cambie como persona en su cualidad como líder (liderazgo interior) nunca podrá ejercer liderazgo a otras personas; de hecho si el líder piensa que la visión dada por sus superiores, no es factible, entonces no logrará nunca, que sus subordinados crean en la visión de la empresa; y se sabe que si existen subordinados que no crean en la visión, simplemente trabajan sin un rumbo definido y se encaminan a la nada en sus trabajos.

No es difícil encontrar muestras de innovación y emprendimiento. Por ejemplo, el día domingo 4 de Enero en la sección Mi Negocio del Comercio, salieron las mejores 20 ideas emprendedoras. Muestra tangible de proyectos en marcha con el Combustible de Algas, el Macetero de Bosta y el desinfectante de aguas contaminadas DAC-1.

· Manejador de conflictos.

Aquí la función de manejador de conflictos, se refiere a la función del administrador que debe adoptar un comportamiento reactivo, que debe responder a las demandas del ambiente.

Aquí se presenta la habilidad técnica, para poder manejar los diversos problemas que se dan en la organización en cualquier momento del día.

Según Mintzberg, todo administrador debe pasar buena parte de su tiempo dando soluciones y respuesta a conflictos y presiones inesperados que surgen dentro de la organización. No existe ninguna organización o empresa, que haya podido considerar de antemano todo tipo de problemas y o situaciones contraproducentes.

Algo que quiero resaltar es lo siguiente: Los conflictos no surgen tan sólo porque los administradores ineficientes ignoren asuntos hasta que éstos alcancen proporciones críticas; sino también porque los administradores hábiles no pueden llegar a anticipar todas las consecuencias de las acciones tomadas en base a sus decisiones.

El administrador también tiene la obligación de que, al ver una deficiente clima organizacional, se deben implementar reglamentos y normas nuevas además de la rotación de personal, para manejar algunas discordancias de las personas.

· Asignador de recursos.

Sobre el administrador recae la responsabilidad de asignar las funciones, herramientas y metas de su personal.

Asimismo, tiene la responsabilidad también de diseñar la estructura de las unidades funciones, y dotarles de una visión con una misión que se sustente bajo una correcto plan estratégico.

Sin embargo, el administrador tiene la obligación de asignar en la organización el recurso más valioso, que es el tiempo.

En su función de asignador de recursos, el administrador tiene la obligación de autorizar toda decisión importante dentro de su organización o unidad organizacional.

Luego, ya se sabe que el administrador es el que gracias a la visión y a la misión, desarrolla el plan estratégico y le da forma al organigrama, que gracias a las políticas y reglamentos, puede asignar las funciones y obligaciones de los trabajadores dentro de la organización.

Esto trae consigo una integración, en la que el administrador, es el centro nervioso de la organización y en la cual es el responsable directo de las acciones de ésta.

· Negociación.

La última función del directivo, consiste en el de ser un negociador. Se refiere a la habilidad social en el cual interviene aquella habilidad de convencer a la gente y en el de realizar múltiples transacciones con mucha rapidez.

Esta función del administrador es una parte del trabajo integral que se debe efectuar al momento de abrir o cerrar transacciones con cliente y proveedores.

Desde luego que el administrador como representante de la organización o subunidad, como interlocutor, emprendedor y asignador de recursos; debe de estar envuelto en las transacciones que se tienen en la organización día a día.

Esta parte de las funciones administrativas; hace referencia a la correcta ejecución de las estrategias de ventas durante el ejercicio económico; lo cual requiere de una actitud de Liderazgo del administrador frente a clientes y proveedores y a socios comerciales.

Luego, la negociación se encuentra en la fase final de las funciones administrativas, dado a de que gracias a la negociación se cierran las ventas.

Un ejemplo que vemos todos los días, es cuando un comerciante en jefe; recibe una llamada de un cliente de tiempo.

Luego, el cliente le dice de que le de mercadería por 200 soles, que generalmente costaba 300. Luego, el comerciante comienza a negociar los precios, mediante su habilidad para convencer; luego de un momento se ve efectuada la transacción por 250 soles.

Desde ya, la función de negociador del administrador, se ve en múltiples ámbitos, desde la negociación de una transacción financiera, la elección de una compensación o una gratificación e incluso un ascenso.

Esta función lo que más requiere es la Habilidad Humana, ya que gracias a ella podemos ejercer una cierta influencia en la persona con la que queremos negociar.

1. El trabajo Integrado.

Las funciones administrativas, no se deben aislar para su aplicación. Todo debe funcionar como uno solo, como en la sinergia.

Luego, para mantener un trabajo Integrado, se deben implementar buenos sistemas de control, que den aviso de que si algunas tareas y/o funciones se están llevando a cabo como debe de ser.

Una buena práctica de un mecanismo de control eficiente para mantener el trabajo integrado, es la Administración por Recorrido, no podremos darnos cuenta de los errores que se cometen a diario por los trabajadores, y además podemos verificar los avances en la ejecución de las tareas, sólo si se verifica de una forma totalmente directa.

El trabajo Integrado sólo funciona, si se ha diseñado y puesto en marcha un plan estratégico por cada nivel, que, apoyado por un plan de contingencia, sigan a la misión y por consecuencia se pueda llegar a la visión planteada en el largo plazo.

El trabajo integrado, dentro de la estrategia, es la base de un funcionamiento de la organización eficiente, logrando un equilibrio en las funciones administrativas; y colocando un interés más amplio en el trabajo del administrador.

Las funciones administrativas se deben llevar a cabo también dependiendo del rol que se desempeñe en la empresa, si se es Administrador de Producción, se dedicará a las funciones de decisión. Si se es Administrador de Finanzas, se dedicará a las funciones de información, Si se es Administrador de Personal, se dedicará a las funciones interpersonales.

El trabajo Integrado, se logra gracias a un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones junto a un sistema de gestión específico para la organización.

3.- Conclusiones.-

· El trabajo del administrador, es el más importante dentro de la empresa, ya que ya que es quien determina el correcto o la ineficiente puesta en marcha de la empresa.

· El administrador, para poder tener una información relevante acerca de la calidad de servicio o producto de su organización, debe realizar una retroalimentación con la ayuda de su función interpersonal de enlace.

· Lejos de trabajar en el Proceso Administrativo, el administrador trabaja en un sentido más reactivo que proactivo; puesto a las situaciones dinámicas que surgen dentro de la organización.

· Es necesario, que además de una buena implementación de las políticas; normas y reglamentos, que se debe aplicar un buen estilo de liderazgo, para poder así sustentar un trabajo integrado.

4.- Observaciones.-

· No he dejado de notar, que Mintzberg, especifica el trabajo del administrador, como rutinario y muy de oficina; esto desde mi punto de vista; es principalmente aplicado a una organización burocrática, las cuales predominaban en la época en que el autor de las publicaciones, realizó su trabajo de Investigación (1967).

· También puedo dar énfasis en la necesidad absoluta de la función interpersonal del administrador, ya que el la fundamental para realizar un trabajo bien realizado e integrado.

· También se da el caso, de que Mintzberg, da como principal fuente de información para lo toma de decisiones, a los rumores junto a las conversaciones telefónicas y reuniones; lo cual sólo el último (reuniones) es la principal fuente de información para la toma de decisiones.

· El trabajo integrado se da justamente por la conjunción y correcta realización de las funciones administrativas. Desde luego, esto sólo se da cuando después de haber puesto en marcha un modelo estratégico que logre la sistematización de los procesos en la organización.

5.- Recomendaciones.-

· Doy a por sentado, que para entender mas profundamente el trabajo de un administrador, lo primero que se debe de hacer, es realizar una investigación independiente; dado a los dinámicos cambios que se dieron desde el año 1967 hasta hoy, 2009, y/o practicar el oficio de la administración como tal; y no sería nada difícil para personas con empresas familiares.

· Desde luego, como dijo Peter F. Drucker, la administración, fué desarrollada por prácticos y no por teóricos; sólo se puede llegar a conocer el trabajo de un administrador, trabajando en ello.

· De hecho, sobre las funciones administrativas: digo que todo se puede englobar con una buena visión inspiracional; y una correcta estrategia de organización del trabajo.

· Otra recomendación que doy, es que hay que enfocarse también en nuestras capacidades como líder, que como Fischamn dijo, “La innovación es la esencia del liderazgo. Usted puede movilizar personas hacia metas compartidas, pero si no son innovadoras, no está liderando. Un verdadero líder promueve la ruptura de esquemas.”

· Recomiendo por último, que el administrador debe de ser una persona con una alta Inteligencia Emocional y Social, de hecho, existen administradores que no se controlan emcocionalmente, y sus capacidades de liderazgo, no funcionan correctamente.

6.- Bibliografía.-

1. “El proceso Estratégico, Conceptos, Contextos y Casos” Henry Mintzberg, James Brian Ouinn,y John Voyer. Págs 30-45.
2. “Teoría y Diseño Organizacional” Daft Richard, Adolfo Deras Quiñones. Págs 181-182. Marcador de Libros 5.0
3. “El lider Transformador I” David Fischamn. UPC, Empresa Editora El Comerco.
4. Publicaciones de las Conferencias de David Fishman, dadas en la Universidad Tecnológica Metropolitana de Chile, pagina web: Conferencias
5. Artículo Publicado acerca del Arte de la Negociación en Gestipolis: Artículo
6. Artículo acerca de la concepción del Management por Drucker; Artículo
7. Artículo sobre las Habilidades del Administrador. Artículo

Este trabajo se concluyó hacia el Enero del 2009.