Pautas para una correcta Administración del Tiempo

"¿Que es un día? Imagínese que todas las mañanas un banco deposita en su cuenta
US$86,400. No lleva el saldo de un día para otro. Cada noche, el banco hace desaparecer todo lo
que pudiera quedar en la cuenta y que no se utilizó durante el día. ¿Qué haría? ¡Retirar hasta el
último centavo, por supuesto! Cada uno de nosotros tiene un banco así. Se llama TIEMPO."

Extraído del artículo de Victoria Flores Mazzini http://www.umano.com.pe/

Si buscamos en Internet la frase "Administración del Tiempo", naturalmente les saldrán muchisimos artículos relacionados. En fin, para poder Administrar correctamente el tiempo nos preguntamos ¿Que es el tiempo?. Bueno el tiempo es la magnitud física que permite ordenar la secuencia de sucesos y su medida a nivel internacional es el Segundo.

Bueno a la acción.

1. Lo primero que se debe hacer es fijar bien los objetivos y plantear bien lo que se hace.- Esto es lo que te dicen que debes hacer todos los artículos relacionados al tema, pero como lo haces? sencillo para ejemplificar, debes enfocar tu objetivo a la matriz de la administración del tiempo de S. Covey

Naturalmente debes decidir qué hacer con tu tiempo, enfocarlo en cualquiera de los cuadrantes, y luego preguntarte que es lo que realmente quiero? Debes enfocarte con mucha fuerza, los objetivos que te plantees no solamente debe de ser importante para tí, debe de ser lo que más deseas lograr, lo que estás haciendo es cumplir con lo que deseas, decidir trae responzabilidades. Tu objetivo puede ser a corto, mediano o largo plazo, debes fijar una fecha EXACTA para lograr tu objetivo, si no te colocas una fecha exacta, sin el autocontrol debido pospones algunas tareas para otro día. Para plantear bien lo que se hace, no es muy dificil, si es que tu objetivo realmente lo deseas cumplir. consíguete: Una agenda, un reloj con cronómetro, un cuadernillo de apuntes. En la agenda debes colocar tus actividades diarias. El reloj con cronómetro te ayudará a contabilizar el tiempo, no sólo para cada actividad, si no, para contabilizar el tiempo que demoras en trasladarte de tu casa a tu centro de estudios o al trabajo, el tiempo que demoras tomando un carro u otro; o inclusive un taxi, si queda cerca toma el tiempo que demora el caminar dicho recorrido. Luego, el cuadernillo de apuntes, te ayudará a colocar el tiempo que demoras por actividad, por traslado en las calles y demoras por colas e inconvenientes. Recomiendo usar una pizarra acrílica en tu habitación para colocarte la fecha exacta del logro de tus objetivos, en fin la pizarra la puedes usar para muchas cosas. Luego, existe una buena herramienta para determinar el tiempo mínimo que demora una actividad, me refiero al Método de la Ruta Crítica, puedes consultarlo en Internet, doy enlaces mas adelante.

2. Debes evaluar en qué utilizas tu tiempo. Puedes seguir la recomendación de colocar una alarma a tu reloj de cada media hora, para seguir un registro de tus actividades rutinarias. Por ejemplo puedes ver que pasas mas tiempo buscando información acerca de alguna investigacion que haciendola. En realidad ese es mi caso :P Este paso te ayuda a descubrir muchas cosas, y lo mejor, puedes evaluar si puedes mejorar la actividad que estés realizando. Toda actividad, sea el que sea, es perfectible. Simplemente piensa, imagina, y ejecuta.

3. Luego, debes dedicar unos 5 o 10 ultimos minutos de tu dia, para planificar lo que se debe hacer para el dia de mañana. Esto no es dificil, revisa tu agenda que es lo que debes de hacer el dia de mañana, luego de haber determinado las rutas mas cortas de traslado en auto o a pie y determinar el tiempo por actividad, debes anotar en tu pizarra, o en una hoja a parte, tu horario para el dia de mañana, a fin de separar tu tiempo racionalmente en tu agenda.

4. Para manejar correctamente sus actividades secundarias, debes haber completado correctamente los primeros dos pasos, luego determinas cuanto tiempo tienes para realizar llamadas telefónicas, vida social, recreación. No estoy diciendo que las actividades secundarias no las debas realizar, tienen su razón de ser, y debes controlar todas tus actividades.

5. Uso de tiempos muertos. En momentos como el traslado por auto o durante un descanso luego de la comida, debes aprovechar aquel tiempo, recomiendo leer un libro, de tu interés, puede ser una novela o con objetivo académico. En fin los gustos y preferencias se sobreponen en este caso. Si no gustas de leer, no te hagas problema, aprovecha el tiempo y chequea las demas actividades del día.

6. Autocontrol. Aqui entra el uso adecuado del teléfono, del correo electrónico, de las conversaciones por mensajería instantánea, etc. En fin el autocontrol apoya a los anteriores pasos para que se ejecuten correctamente y evitar los tiempos muertos. En realidad para llegar al quinto paso es muuy complicado, aun peor es el autocontrol. Recomiendo hacer uso de actividades recreativas y de reflexión. Ejemplo: Cada mañana 5 minutos de ejercicio físico, y otros 5 de reflexión, debes equilibar mente y espíritu. Recomiendo leer un buen libro: El Dominio de Si Mismo - Emile Coué. Este libro me lo han recomendado mas de 2 veces, y sinceramente usa un método muy eficiente, que se asemeja mucho al rezar todos los dias, que en el caso del libro lo llama Autosugestión Conciente, método también usado para el libro Piense y Hágse Rico de Napoleón Hill.

7. Hábito. Al igual que el método de mejora continua, el último paso es el soporte, los seres humanos somos personas de hábitos, si logras los 6 pasos y lo vuelves un hábito, podrás ejercer una correcta administración del tiempo. Debes realizar estos pasos continuamente, tratando de no entrar mucho a la rutina, renueva los pasos anteriores buscando formas mas rapidas u óptimas para alcanzar una mejora.

Puedes apoyarte en las 5´S de gestión japonesa para mejorar tu area de trabajo, tu habitación, tu area de estudio, ec; en realidad las 5´S Kaizen las puedes usar en todos los ámbitos de tu vida, inclusive la Administración del Tiempo se basa en las 5´S.

Links recomendados:

_http://www.youtube.com/watch?v=L7fEvlw3d9w - Video explicativo de CPM

_http://www.monografias.com/trabajos13/planeco/planeco.shtml - Investigacion en internet, uso de Estadística.

_http://es.wikipedia.org/wiki/5S - Sobre las 5´S

_Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva - S. Covey

_Piense y Hágase Rico - Napoleon Hill

_El dominio de si mismo - Emile Coué